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WhatsApp एजेंट जोड़ें

जो लोग WhatsApp चैट का जवाब देते हैं, उन्हें जोड़ें। हर किसी का अपना लॉगिन होगा। आख़िर में आपके एजेंट और मैनेजर साइन इन करके इनबॉक्स से जवाब दे पाएँगे। चैट के नियम तय करेंगे कि हर एजेंट कौन सी बातचीत ले सकता है।

शुरू करने से पहले

  • आप संगठन के एडमिन हों। एजेंट सिर्फ़ एडमिन बना सकता है।
  • WhatsApp पैनल में आपको Manage दिखना चाहिए। न दिखे, तो अपने एडमिन से कहें। देखें टीम के मेंबर, रोल और अनुमतियाँ मैनेज करें।
  • आपके पास एक खाली सीट हो। Quota चिप में इस्तेमाल हुई सीटें दिखती हैं, जैसे Quota: 3 / 10 agents।

स्टेप

अपनी टीम खोलें

  1. लेफ़्ट रेल में WhatsApp खोलें, फिर Manage चुनें।

  2. Agents चुनें। आपकी टीम की लिस्ट खुल जाएगी, जिसमें हर किसी का रोल दिखेगा। ऊपर के चिप में दिखता है कि आपके प्लान में कितने एजेंट बन सकते हैं और कितने बन चुके हैं, जैसे Quota: 2 / 10 agents। किसी की पूरी जानकारी दाईं तरफ़ देखने के लिए उस पर क्लिक करें।

    Quota चिप और हर किसी के रोल के साथ Agents की लिस्ट

रोल 2 तरह के होते हैं:

रोल वे क्या देखते हैं
Manager अपने एग्ज़ीक्यूटिव की चैट और डेटा।
Agent (स्क्रीन पर Executive लिखा आता है) सिर्फ़ अपनी चैट। उनके WhatsApp पैनल में सिर्फ़ Inbox दिखता है।

एजेंट जोड़ें

  1. Add Agent पर क्लिक करें। Create Agent खुल जाएगा।
  2. Agent's Name, Agent's Email, देश का Code और Agent's WhatsApp Number भरें।
  3. Role में Agent या Manager चुनें।
  4. एजेंट के लिए Manager (optional) चुनें। यह फ़ील्ड तभी दिखता है, जब आपकी टीम में कोई मैनेजर हो।

  5. Login details में User Name और Password लिखें।

    Agent's Name, Email, Code, WhatsApp Number, Role और Login details वाला Create Agent फ़ॉर्म

  6. Create Agent पर क्लिक करें। मैसेज Agent created — they can sign in now. दिखेगा।

  7. यूज़र नेम और पासवर्ड एजेंट को बता दें।

पासवर्ड 8 से 64 अक्षरों का होना चाहिए। उसमें एक अपरकेस अक्षर, एक लोअरकेस अक्षर, 2 अंक और एक स्पेशल कैरेक्टर हो। पासवर्ड में यूज़र नेम, नाम या ईमेल नहीं होना चाहिए।

अगर आप चाहते हैं कि सामने वाला अपना पासवर्ड खुद बनाए, तो Invite via Link पर क्लिक करें। देखें लिंक से टीम के मेंबर्स को बुलाएँ।

अपनी टीम इम्पोर्ट करें

  1. Import Team पर क्लिक करें। WhatsApp Team अपलोड खुल जाएगा।
  2. सैंपल फ़ाइल डाउनलोड करें। उसमें ये कॉलम हैं: Name, Username, Email, Password, Country Code, Phone Number, Role, Manager Username और Organisation।
  3. हर व्यक्ति के लिए एक लाइन भरें। Role में MANAGER या EXECUTIVE लिखें।
  4. फ़ाइल अपलोड करें।

चैट के नियम तय करें

चैट के नियम एजेंट को सिर्फ़ उन चैट तक सीमित रखते हैं, जो हर नियम पर खरी उतरती हैं। कोई नियम न हो, तो एजेंट कोई भी चैट ले सकता है।

  1. एजेंट पर क्लिक करें। फिर ऊपर Set chat rules पर क्लिक करें। Rules for और उसके आगे एजेंट का नाम लिखी विंडो खुलेगी।

    Add rule, Rules on स्विच, Cancel और Save वाली Rules for विंडो

  2. Add rule पर क्लिक करें। नियम की एक नई लाइन आएगी, जिसमें पहले Attribute चुना होता है। ड्रॉप-डाउन खोलकर Tag चुनें और टैग लिखें। या Attribute ही रखें और एट्रिब्यूट के साथ उसकी Value लिखें। कोई नियम हटाना हो, तो डस्टबिन आइकन पर क्लिक करें।

    Attribute ड्रॉप-डाउन, Attribute और Value बॉक्स और Rules on स्विच वाली नए नियम की लाइन

  3. देख लें कि स्विच पर Rules on दिख रहा है।

  4. Save पर क्लिक करें। मैसेज Rules saved for और उसके आगे एजेंट का नाम दिखेगा।

जो चैट नियमों से मेल नहीं खाती, उसके लिए ऑटो-रूटिंग इस एजेंट को छोड़ देती है। ऐसी चैट आप खुद इस एजेंट को असाइन करना चाहें, तो वह भी नहीं होगी।

एजेंट को बदलें या हटाएँ

  1. एजेंट पर क्लिक करें।
  2. रोल या मैनेजर बदलना हो, तो Change role / manager पर क्लिक करें। बदलाव करें, फिर Save पर क्लिक करें।
  3. एजेंट को हटाना हो, तो Remove agent पर क्लिक करें। फिर दोबारा Remove agent पर क्लिक करके हाँ कह दें।

एजेंट को हटाना

उसका लॉगिन बंद हो जाता है और उसके रोल वापस ले लिए जाते हैं। उसे असाइन की गई चैट वापस बिना असाइन वाली कतार में चली जाती हैं।

वीडियो वॉकथ्रू

[VIDEO]

समस्या का समाधान

समस्या कारण समाधान
Agent quota reached (10/10). Remove an agent or request a higher quota to add more. सारी सीटें भर चुकी हैं। जिस एजेंट की ज़रूरत नहीं, उसे हटाएँ। या ज़्यादा कोटा माँगें।
This username is already taken. Please choose another. यह यूज़र नेम किसी और के लॉगिन में पहले से है। कोई दूसरा User Name चुनें।
Name, username and password are required. कोई ज़रूरी फ़ील्ड खाली है। नाम, User Name और Password भरें।
Password must contain an uppercase letter, at least 2 digits, a special character. पासवर्ड कमज़ोर है। मैसेज में लिखा आता है कि क्या कम है। मैसेज में जो-जो माँगा गया है, वह पासवर्ड में जोड़ें।
This password is too common and easy to guess (like Password@123). यह पासवर्ड बहुत आम पासवर्ड की लिस्ट में है। आपस में बेमेल कुछ शब्द जोड़कर बनाएँ, जैसे Mango#River42Lamp।
Only the organisation admin can create agents. आप एडमिन नहीं हैं। अपने संगठन के एडमिन से एजेंट जोड़ने को कहें।