कॉन्टैक्ट मैनेज करें¶

लोगों को Ohanvi में जोड़ें, उन्हें जल्दी ढूँढें और हर रिकॉर्ड सही रखें। WhatsApp, ईमेल और CRM, तीनों एक ही रिकॉर्ड पढ़ते हैं। इस गाइड के बाद आपके कॉन्टैक्ट टैग और ग्रुप में होंगे, और कोई डुप्लिकेट नहीं बचेगा।

शुरू करने से पहले¶

लेफ़्ट रेल में Contacts दिखना चाहिए। न दिखे, तो अपने एडमिन से कहें कि आपके रोल को CRM कॉन्टैक्ट का एक्सेस दें। देखें सेटिंग्स का ओवरव्यू।
कॉन्टैक्ट मर्ज करने के लिए आपके रोल को कॉन्टैक्ट अपडेट करने का एक्सेस भी चाहिए। यह न हो, तो Merge into… के आगे (no permission) दिखता है।
छोटी विंडो या फ़ोन पर All contacts में यहाँ बताए तीन पैनल नहीं दिखते। उनकी जगह एक सादा ग्रिड दिखता है। वही सारे काम आप हर लाइन से कर सकते हैं।

स्टेप¶

अपने कॉन्टैक्ट खोलें¶

लेफ़्ट रेल में Contacts खोलें, फिर All contacts चुनें।
स्क्रीन पर 3 पैनल दिखते हैं। बाईं ओर कॉन्टैक्ट की लिस्ट, बीच में बातचीत और दाईं ओर कॉन्टैक्ट का रिकॉर्ड।
लोगों की जगह सेव की हुई लिस्ट देखनी हो, तो ऊपर Groups टैब पर क्लिक करें। देखें कॉन्टैक्ट ग्रुप बनाएँ और मैनेज करें।

अभी कोई कॉन्टैक्ट न हो, तो No contacts yet के साथ Import contacts और Connect WhatsApp दिखते हैं। आपके कनेक्ट किए हुए WhatsApp नंबर पर जो भी मैसेज करता है, वह अपने-आप कॉन्टैक्ट बन जाता है। आपके लिए नया नंबर CRM → Leads में भी दिखता है। देखें Leads के साथ काम करें।

कॉन्टैक्ट जोड़ें¶

कॉन्टैक्ट जोड़ने से फ़ॉलो-अप भी शुरू होते हैं

यहाँ व्यक्ति को जोड़ने पर Ohanvi कॉन्टैक्ट बनाता है और उसके फ़ॉलो-अप शुरू करता है। देखें Add contact फ़ॉलो-अप के साथ क्या करता है।

ऊपर की बार में Add contact पर क्लिक करें। Add Contact फ़ॉर्म खुलता है।
Basic Information में First Name लिखें। सिर्फ़ यही फ़ील्ड ज़रूरी है।
ज़रूरत हो तो Last Name, Email, Phone और Mobile भरें।
अगर वह फ़ोन या ईमेल पहले से किसी और का है, तो ऊपर चेतावनी आती है, जैसे +91 9820041122 already belongs to Priya Nair. उस रिकॉर्ड को देखने के लिए Open that contact पर क्लिक करें।
Work की जानकारी भरें: Designation, Department, Account और Lead Source।
Personal & Consent में Date of Birth डालें। अगर उस व्यक्ति ने मना किया हो, तो Do Not Call या Email Opt-out पर टिक करें।
Notes में Address और कोई Description जोड़ें।
Submit पर क्लिक करें। Contact created मैसेज आता है और कॉन्टैक्ट लिस्ट में दिखने लगता है।

ध्यान दें

डुप्लिकेट की चेतावनी आपको सेव करने से रोकती नहीं है, क्योंकि दो लोग एक ही ऑफ़िस फ़ोन इस्तेमाल कर सकते हैं। अगर गलती से डुप्लिकेट बन जाए, तो दोनों रिकॉर्ड मर्ज कर दें (नीचे देखें)।

Add contact फ़ॉलो-अप के साथ क्या करता है¶

Add Contact पर Submit करने पर व्यक्ति तुरंत कॉन्टैक्ट बन जाता है, और उसके फ़ॉलो-अप शुरू हो जाते हैं। Contact created. Follow-ups started. मैसेज दिखता है।

CRM → Leads में एक जुड़ी हुई Lead दिखती है, जिसका सोर्स Contacts list है, स्टेटस Qualified है और ओनर आप हैं।
स्टेप 1, First call, पहले से पूरा है। आपके एडमिन ने Phase 1 में और स्टेप जोड़े हों, तो वे आज से प्लान होते हैं।
Phase 1 में सिर्फ़ First call हो, तो और कुछ नहीं चलता। आप उसे converted या Lost मार्क करें, तब तक व्यक्ति Waiting for you दिखता है।
व्यक्ति पहले से फ़्लो में हो, तो कुछ दोबारा नहीं जुड़ता।
फ़ॉलो-अप शुरू न हो सकें, तब भी कॉन्टैक्ट बन जाता है।

Contacts में इम्पोर्ट कॉन्टैक्ट जोड़ता है, पर फ़ॉलो-अप शुरू नहीं करता। देखें कॉन्टैक्ट इम्पोर्ट और सिंक करें।

WhatsApp या Email वाले हिस्सों से कॉन्टैक्ट जोड़ने पर कोई असर नहीं पड़ता। वहाँ कुछ शुरू नहीं होता।

फ़ॉलो-अप क्या करते हैं, यह पढ़ने के लिए देखें Leads के साथ काम करें।

कॉन्टैक्ट ढूँढें¶

लिस्ट के ऊपर Search name, phone or email… में टाइप करें। टाइप करते ही लिस्ट छोटी होती जाती है।
All, Contacted या Not contacted कॉन्टैक्ट देखने के लिए लिस्ट के ऊपर उस नाम की पिल पर क्लिक करें। हर पिल में उसकी गिनती भी दिखती है।
और फ़िल्टर चाहिए, तो फ़िल्टर आइकन (Filter contacts) पर क्लिक करें। Filter Contacts डायलॉग खुलता है।
Last seen या Created at के लिए समय चुनें: In 24hr, This Week या This Month। सिर्फ़ उन्हें देखना हो जिन्होंने WhatsApp मैसेज पाने की सहमति दी है, तो Opted in चालू करें।
Apply पर क्लिक करें। सारे फ़िल्टर हटाने के लिए लिस्ट के ऊपर Clear filters पर क्लिक करें।

कॉन्टैक्ट देखें और बदलें¶

लिस्ट में किसी कॉन्टैक्ट पर क्लिक करें। बीच में उसकी WhatsApp चैट खुलती है और दाईं ओर उसका रिकॉर्ड।
उसका पूरा इतिहास देखने के लिए बीच वाले पैनल में WhatsApp, Calls, Email, Notes और Activity टैब पर जाएँ।
रिकॉर्ड में Identity ब्लॉक पहले से खुला होता है। First name, Last name, Phone, Email या City वहीं सीधे बदल दें।
कोई भी फ़ील्ड बदलते ही Add contact बटन Update contact बन जाता है। सेव करने के लिए Update contact पर क्लिक करें। Contact updated. मैसेज आएगा।
Conversation status, Subscription और Owner जैसी चैनल की जानकारी के लिए WhatsApp, Email marketing और CRM ब्लॉक खोलें। Deals और Appointments ब्लॉक में इस कॉन्टैक्ट से जुड़े रिकॉर्ड दिखते हैं।

सेव करने से पहले अगर आप दूसरे कॉन्टैक्ट पर क्लिक कर दें, तो Unsaved changes डायलॉग पूछता है कि अब क्या करना है: Keep editing, Discard या Save & switch।

कॉन्टैक्ट का लेवल सेट करें¶

रिकॉर्ड के हेडर में लेवल बैज पर क्लिक करें, जैसे New।
New, Awaiting reply, Replied, Customer या Cold चुनें। Level set to … मैसेज आएगा।

कॉन्टैक्ट को टैग करें¶

Identity ब्लॉक में Tags के नीचे + Add पर क्लिक करें। Add or remove a tag डायलॉग खुलता है।
चुनें कि टैग किस लिस्ट का है: WhatsApp या Email। दोनों चैनलों की टैग लिस्ट अलग-अलग रहती हैं।
Tag में टैग लिखें, जैसे Festive।
Add पर क्लिक करें। टैग हटाना हो, तो Remove पर क्लिक करें।

मैसेज करें, कॉल करें या एक्टिविटी दर्ज करें¶

रिकॉर्ड के हेडर में WhatsApp मैसेज भेजने के लिए Message पर क्लिक करें। Broadcast लिखने की स्क्रीन खोलने के लिए Broadcast पर क्लिक करें।
बाकी कामों के लिए More actions (… बटन) पर क्लिक करें: Call Now, Call on Mobile — send this number to your phone, Send Welcome Email, Send WhatsApp, WhatsApp Call और Notes & Activities।
हर काम के स्टेप के लिए देखें कॉन्टैक्ट को कॉल करें और अपनी कॉल देखें, ऑटो कॉलिंग से एक के बाद एक कई कॉन्टैक्ट को कॉल करें और कॉन्टैक्ट को वेलकम ईमेल भेजें।

डुप्लिकेट कॉन्टैक्ट मर्ज करें¶

जिस कॉन्टैक्ट को हटाना है, उसे खोलें। फिर More actions → Merge into… पर क्लिक करें। Merge "…" into… डायलॉग खुलता है।
Surviving record में वह कॉन्टैक्ट चुनें जिसे रखना है।
नोट पढ़ें, फिर Merge पर क्लिक करें।

मर्ज वापस नहीं हो सकता

जो रिकॉर्ड बचता है, उसकी खाली फ़ील्ड दूसरे कॉन्टैक्ट से भर जाती हैं। दूसरे कॉन्टैक्ट के नोट, एक्टिविटी और ग्रुप भी इसी रिकॉर्ड में आ जाते हैं। इसके बाद दूसरा कॉन्टैक्ट डिलीट हो जाता है।

कई कॉन्टैक्ट पर एक साथ काम करें¶

जिन कॉन्टैक्ट को चुनना है, उनके बगल के चेकबॉक्स पर टिक करें। लिस्ट के ऊपर एक बार दिखता है, जैसे 3 selected।
इन्हें किसी ग्रुप में रखने के लिए Add to segment पर क्लिक करें। Add to which group? में कोई ग्रुप चुनें। Added 3 to … मैसेज आएगा। यहाँ सिर्फ़ वे ग्रुप दिखते हैं जिनमें आप हाथ से कॉन्टैक्ट जोड़ते हैं। किसी नियम से भरने वाले ग्रुप नहीं दिखते।
और विकल्पों के लिए More bulk actions (… बटन) पर क्लिक करें और Add or remove a tag, Opt in to marketing, Opt out of marketing, Exclude from broadcasts या Include in broadcasts चुनें।
सारे टिक हटाने के लिए Clear पर क्लिक करें।

कॉन्टैक्ट एक्सपोर्ट करें¶

लिस्ट के ऊपर टूलबार में Export पर क्लिक करें।
CrmContacts.xlsx नाम की एक Excel फ़ाइल डाउनलोड हो जाती है।