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अपॉइंटमेंट मैनेज करें

Appointments पेज पर आपकी बुकिंग दिन के हिसाब से और स्टेटस के साथ दिखती हैं। यहाँ से आप नई रिक्वेस्ट मंज़ूर करते हैं, बुकिंग का समय बदलते हैं, उसे कैंसल करते हैं और विज़िट के बाद बंद करते हैं। आखिर में हर बुकिंग का सही स्टेटस होगा, और ग्राहक को हर बदलाव की खबर WhatsApp पर मिल चुकी होगी।

शुरू करने से पहले

  • लेफ़्ट रेल में आपको Appts दिखे। न दिखे तो अपने एडमिन से कहें कि वे आपके रोल को Appointments का एक्सेस दें।
  • आपके पास बुकिंग आ रही हों। देखें WhatsApp पर बुकिंग लें।

स्टेप

बुकिंग खोजें

  1. लेफ़्ट रेल में Appts खोलें, फिर Appointments चुनें। Appointments पेज खुल जाता है। सबटाइटल में दिखता है कि कितनी रिक्वेस्ट इंतज़ार में हैं, जैसे 3 pending requests।
  2. बुकिंग दिन के हेडिंग के नीचे ग्रुप में दिखती हैं: Today, Tomorrow, फिर पूरी तारीख।
  3. हर लाइन में स्टेटस, सर्विस और समय, ग्राहक का फ़ोन नंबर और प्रोवाइडर दिखता है, जैसे with Dr Mehta।
  4. सिर्फ़ एक दिन देखना हो तो Today पर क्लिक करें। दिन बदलने के लिए Previous day और Next day दबाएँ। सारे दिन फिर से देखने के लिए Show all upcoming (X आइकन) पर क्लिक करें।
  5. नई बुकिंग लोड करने के लिए Refresh पर क्लिक करें।

खाली लिस्ट का मतलब

  1. पेज पर No appointments yet दिखे, तो अभी कोई बुकिंग नहीं है। साथ में लिखा आता है Requests booked over WhatsApp and manual bookings will appear here. पहले WhatsApp बुकिंग सेट करें। देखें WhatsApp पर बुकिंग लें।
  2. पेज पर Nothing on this day दिखे, तो आप जो एक दिन देख रहे हैं उसमें कोई बुकिंग नहीं है। साथ में लिखा आता है Pick another day, or clear the filter to see everything. Show all upcoming पर क्लिक करें।
  3. पेज पर Please try again. के साथ एरर दिखे, तो Refresh पर क्लिक करें।

रिक्वेस्ट कन्फ़र्म या रिजेक्ट करें

नई रिक्वेस्ट का स्टेटस Requested होता है।

  1. बुकिंग पर Confirm पर क्लिक करें तो वह मंज़ूर हो जाती है। मना करना हो तो Reject पर क्लिक करें।
  2. Done मैसेज आता है। स्टेटस बदलकर Confirmed या Rejected हो जाता है।

Ohanvi ग्राहक को WhatsApp मैसेज भेज देता है: Your appointment has been confirmed. या Sorry, your appointment request could not be accepted.

बुकिंग को दूसरे समय पर ले जाएँ

Move का ऑप्शन Requested और Confirmed बुकिंग पर मिलता है।

  1. Move पर क्लिक करें। तारीख चुनने वाली विंडो खुलती है। नई तारीख चुनें।
  2. अब समय चुनने वाली विंडो खुलती है। नया समय चुनें।
  3. समय खाली हो, तो Appointment moved मैसेज आता है। बुकिंग नए समय पर कन्फ़र्म हो जाती है, और उसके रिमाइंडर भी नए समय पर चले जाते हैं।
  4. समय खाली न हो, तो Move appointment डायलॉग खुलता है। उसमें वजह और These times are free: लिखा होता है। जिस समय पर बुकिंग ले जानी हो, दिखाए गए समयों में से उस पर क्लिक करें।

Move से ग्राहक को कोई मैसेज नहीं जाता। नया समय उन्हें खुद बताएँ।

बुकिंग कैंसल करें

  1. Requested या Confirmed बुकिंग पर Cancel पर क्लिक करें।
  2. Done मैसेज आता है और स्टेटस बदलकर Cancelled हो जाता है। जो रिमाइंडर भेजने के लिए लगे थे, वे हट जाते हैं।

Ohanvi ग्राहक को Your appointment has been cancelled. भेज देता है।

कैंसल की हुई बुकिंग दोबारा नहीं खुल सकती

Cancelled, Rejected, Completed और No-show आखिरी स्टेटस हैं। ग्राहक को वापस बुलाना हो, तो उन्हें नई बुकिंग करनी होगी।

विज़िट बंद करें

  1. Confirmed बुकिंग पर तीन-डॉट वाले मेन्यू पर क्लिक करें।
  2. विज़िट हो जाए तो Mark completed चुनें। ग्राहक न आए तो Mark no-show चुनें।

नो-शो अपने आप मार्क करवाना हो, तो Mark as no-show after (minutes, 0 = never) सेट करें। देखें बुकिंग के नियम और रिमाइंडर सेट करें।

बुकिंग के स्टेटस

स्टेटस मतलब मिलने वाले ऑप्शन
Requested आपकी मंज़ूरी का इंतज़ार है। Confirm, Reject, Move, Cancel
Confirmed बुक हो गई। रिमाइंडर चालू हैं तो वे भेजने के लिए लगे रहते हैं। Move, Cancel, Mark completed, Mark no-show
Rescheduled नए समय पर चली गई। इस पेज पर कोई नहीं
Rejected, Cancelled, Completed, No-show बंद हो चुकी। कोई नहीं

वीडियो वॉकथ्रू

[VIDEO]

समस्या का समाधान

समस्या कारण समाधान
Action failed इसी बीच बुकिंग बदल गई। जैसे वह पहले ही कैंसल या पूरी हो चुकी थी। Refresh पर क्लिक करें और स्टेटस देखें।
That time is not available नया समय काम के घंटों या आपके बुकिंग नियमों से बाहर है, या कोई प्रोवाइडर खाली नहीं है। These times are free: के नीचे दिए समयों में से कोई एक चुनें।
Somebody just took that time आप बुकिंग को आगे-पीछे कर रहे थे, तभी किसी और बुकिंग ने वह स्लॉट ले लिया। दिखाए गए समयों में से कोई एक चुनें।
ग्राहक को WhatsApp मैसेज नहीं मिला स्टेटस मैसेज सादे टेक्स्ट में जाते हैं। जिस ग्राहक ने पिछले 24 घंटे में आपको मैसेज नहीं किया, उसे WhatsApp सादा टेक्स्ट भेजने नहीं देता। WhatsApp इनबॉक्स से मंज़ूर हुए टेम्प्लेट के ज़रिए ग्राहक से बात करें।
No appointments yet अभी तक कोई बुकिंग नहीं हुई। बुकिंग फ़्लो जोड़ें। देखें WhatsApp पर बुकिंग लें।
कोई पुरानी बुकिंग नहीं दिख रही पेज सिर्फ़ सबसे नई बुकिंग लोड करता है [LIMIT]। उसे Schedule → Appointments व्यू में ढूँढें। देखें शेड्यूल।