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एक्टिविटी और नोट्स लिखें

किसी Lead, कॉन्टैक्ट, अकाउंट या Deal के लिए कॉल, मीटिंग और फ़ॉलो-अप टास्क शेड्यूल करें। साथ ही ऐसे नोट्स लिखें जिन्हें आपकी पूरी टीम पढ़ सके। आपको एक ही लिस्ट में देर हो चुके, आज के और इस हफ़्ते के सभी काम दिखेंगे। साथ में एक कैलेंडर और नोट्स की फ़ीड भी मिलती है।

शुरू करने से पहले

  • लेफ़्ट रेल में CRM दिखना चाहिए। न दिखे, तो अपने एडमिन से CRM का एक्सेस माँगें।
  • जिस Lead, कॉन्टैक्ट, अकाउंट या Deal के लिए आप एक्टिविटी लिखना चाहते हैं, वह पहले से बना होना चाहिए। देखें Deals बनाएँ और मैनेज करें।

Activities, Activity Calendar और Notes CRM पैनल में नहीं दिखते। इन्हें ऊपर के सर्च बॉक्स (Search contacts, campaigns, templates…) से खोलें। या Ctrl K (Mac पर ⌘K) दबाएँ और स्क्रीन का नाम लिखें।

स्टेप

एक्टिविटी जोड़ें

  1. Ctrl K दबाएँ, Activities लिखें और उसे चुनें। Activities स्क्रीन खुलती है।
  2. Add task पर क्लिक करें। Add Activity फ़ॉर्म खुलता है।
  3. Type चुनें: CALL, MEETING या TASK।
  4. Subject में लिखें कि यह किस बारे में है। जैसे Demo call with Asha।
  5. Related To में वह Lead, कॉन्टैक्ट, अकाउंट या Deal चुनें जिससे यह एक्टिविटी जुड़ी है।
  6. Activity Status (शुरू में PLANNED) और Priority (शुरू में MEDIUM) सेट करें।
  7. समय सेट करें:
    • टास्क के लिए Due Date (task) चुनें।
    • कॉल या मीटिंग के लिए Start Date (call/meeting), Start Time, End Date और End Time चुनें।
  8. चाहें तो Location (meeting) भरें। कॉल के लिए Call Direction और Call Duration (min) भरें।
  9. चाहें तो रिमाइंडर के लिए Reminder Date और Reminder Time चुनें।
  10. Submit पर क्लिक करें। एक्टिविटी लिस्ट में दिखने लगती है।

Deal से सीधे फ़ॉलो-अप जोड़ना हो, तो Deal का पूरा रिकॉर्ड खोलें और Notes & Activities पर जाएँ। Add a follow-up task… में लिखें और Add Task पर क्लिक करें।

अपनी लिस्ट के काम निपटाएँ

  1. Activities पर List चुना रहने दें। एक्टिविटी Overdue, Today और This week में बँटी दिखती हैं।
  2. एक्टिविटी पूरी हो जाए, तो उस पर टिक करें। Task completed मैसेज आता है।
  3. पूरी हो चुकी एक्टिविटी को दोबारा खोलना हो, तो उस पर फिर टिक करें। Task re-opened मैसेज आता है।

एक्टिविटी कैलेंडर पर देखें

  1. Activities पर Calendar पर क्लिक करें। इसमें महीना दिखता है, और हर दिन के आगे एक्टिविटी की गिनती।
  2. ज़्यादा डिटेल वाला कैलेंडर चाहिए, तो Ctrl K दबाएँ, Activity Calendar लिखें और उसे चुनें।
  3. महीने, हफ़्ते, दिन और शेड्यूल व्यू के बीच बदलें [VERIFY: view switcher labels]। कॉल और मीटिंग अपने तय समय पर दिखती हैं। टास्क अपनी due date पर दिखते हैं।
  4. नया डेटा लोड करने के लिए Refresh पर क्लिक करें।

नोट लिखें

  1. Ctrl K दबाएँ, Notes लिखें और उसे चुनें। Notes फ़ीड खुलती है। सबसे नया नोट ऊपर दिखता है।
  2. Add note पर क्लिक करें। Add Note फ़ॉर्म खुलता है।
  3. Related To में चुनें कि नोट किसके बारे में है।
  4. चाहें तो Title जोड़ें।
  5. Note में नोट लिखें। यह ज़रूरी है।
  6. नोट को पिन करना हो, तो Pinned पर टिक करें।
  7. Submit पर क्लिक करें।

टास्क के साथ नोट्स भी पढ़ने हों, तो Activities स्क्रीन पर Notes पर क्लिक करें। Deal से नोट जोड़ने के लिए Deal का Notes & Activities टैब खोलें। Add a note… में लिखें और Add Note पर क्लिक करें।

वीडियो वॉकथ्रू

[VIDEO]

समस्या का समाधान

समस्या कारण समाधान
Subject is required. Subject खाली है। Subject लिखें और फिर से सबमिट करें।
End date cannot be before start date. End Date, Start Date (call/meeting) से पहले की है। तारीखें ठीक करें।
Note body is required. Note खाली है। नोट लिखें और फिर से सबमिट करें।
Could not update that task. बदलाव सेव नहीं हुआ। पेज रीफ़्रेश करें और एक्टिविटी पर दोबारा टिक करें।
कोई एक्टिविटी Overdue, Today और This week में नहीं दिख रही उसकी तारीख बाद की है, या उसमें due या start date नहीं है। Activity Calendar खोलकर उसे ढूँढें और तारीख डालें।
Nothing due अभी तक कोई एक्टिविटी शेड्यूल नहीं हुई है। Add task पर क्लिक करें।