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Lead के फ़ेज़ और स्टेप बनाएँ

फ़ेज़ वह प्लान हैं जिस पर हर Lead और ग्राहक चलता है। Phase 1 Lead को कन्वर्ट करने तक ले जाता है। आपके अपने बाद के फ़ेज़ ग्राहक की देखभाल करते हैं। इस गाइड के बाद हर स्टेप का एक चैनल, एक दिन, समय का एक नियम और मैसेज के लिए एक Template तय होगा।

शुरू करने से पहले

  • आप एडमिन हैं। बाकी सबको पेज पर Only an admin can change phases. लिखा दिखता है।
  • वैकल्पिक: जो स्टेप अपने आप जाते हैं, उनके लिए आपके WhatsApp Template अप्रूव हों। देखें WhatsApp मैसेज Template बनाएँ।
  • वैकल्पिक: ईमेल स्टेप के लिए आपके ईमेल Template बने हों। देखें ईमेल Template बनाएँ।

फ़ेज़ कैसे काम करते हैं

  • Phase 1 का नाम Convert है। उस पर Same for everyone बैज दिखता है। उसका नाम और उसका होना, दोनों लॉक हैं।
  • Phase 1 एक स्टेप से शुरू होता है: First call। उसके बाद व्यक्ति In या Out चुनता है। देखें Leads के साथ काम करें।
  • Phase 1 का स्टेप 1 हमेशा Call होता है। आप इसे बदल नहीं सकते।
  • आप Phase 1 में फ़ॉलो-अप स्टेप जोड़ सकते हैं, कुल 6 तक। वे कॉल, WhatsApp मैसेज, ईमेल और टास्क हो सकते हैं। Phase 1 में माइलस्टोन नहीं हो सकता, और वह दोहरा नहीं सकता।
  • बाद का हर फ़ेज़ आपका है। कितने फ़ेज़ हों, किस क्रम में हों और उनके नाम क्या हों, यह आप तय करते हैं।
  • फ़ेज़ तब पूरा होता है जब उसका आख़िरी स्टेप पूरा हो जाए। फिर अगला फ़ेज़ अपने आप शुरू होता है, और उसके दिन उसी दिन से गिने जाते हैं।

स्टेप

Phases टैब खोलें

  1. लेफ़्ट रेल में CRM खोलें, फिर Leads चुनें।

  2. सबसे ऊपर Phases टैब पर क्लिक करें। पेज का शीर्षक Phases है, और उसके नीचे लिखा है What happens to every lead, in order.

    [SCREENSHOT: Phases टैब, जिसमें Phase 1, एक बाद का फ़ेज़ और स्टेप का ग्रिड दिख रहा हो]

  3. फ़ेज़ की पंक्ति देखें। हर फ़ेज़ Phase 1, Convert, Phase 2, … इस तरह दिखता है। खोलने के लिए किसी पर क्लिक करें।

जिस अकाउंट में कोई फ़ेज़ नहीं है, उसमें टैब पहली बार खोलने पर Ohanvi एक शुरुआती सेट भर देता है। देखें शुरुआती फ़ेज़। जिस अकाउंट में फ़ेज़ पहले से थे, उसके फ़ेज़ वैसे ही रहते हैं।

Phase 1 एडिट करें

  1. फ़ेज़ की पंक्ति में Phase 1 पर क्लिक करें। उसका नाम और उसकी पहली कॉल लॉक हैं।
  2. फ़ॉलो-अप स्टेप जोड़ने के लिए Add step पर क्लिक करें। Phase 1 में 6 स्टेप से ज़्यादा नहीं हो सकते।
  3. स्टेप 2 से आगे का कोई स्टेप बदलें: उसका नाम, How, दिन, Time और Template।
  4. Save phase पर क्लिक करें। Phase saved. मैसेज दिखता है।

फ़ेज़ जोड़ें

  1. ऊपर दाईं ओर Add phase पर क्लिक करें।
  2. Phase name लिखें, जैसे Onboarding।
  3. स्टेप जोड़ें। देखें स्टेप जोड़ें।
  4. Save phase पर क्लिक करें। Phase saved. मैसेज दिखता है।

क्रम बदलने के लिए फ़ेज़ खोलें और Move earlier या Move later पर क्लिक करें। Phase 1 हमेशा पहला रहता है।

फ़ेज़ हटाने के लिए उसे खोलें और Delete phase पर क्लिक करें। Delete "…"? विंडो बताती है कि उस फ़ेज़ के ग्राहक अगले फ़ेज़ में चले जाते हैं, जो स्टेप अभी चले नहीं हैं वे कैंसल हो जाते हैं, और इसे वापस नहीं किया जा सकता। पक्का करने के लिए Delete phase पर क्लिक करें। मैसेज बताता है कि कितने ग्राहक आगे गए।

सेव न किए बदलावों के साथ फ़ेज़ छोड़ने पर Discard your changes? पहले पूछता है। बदलाव खुद छोड़ने के लिए फ़ेज़ पर Discard changes पर क्लिक करें।

स्टेप जोड़ें

फ़ेज़ के स्टेप पूरी चौड़ाई के एक ग्रिड में रहते हैं। उसके कॉलम हैं Step, How, Days after previous step, Time और Day।

  1. फ़ेज़ खोलें और Add step पर क्लिक करें।
  2. Step में स्टेप का नाम लिखें, जैसे Check the setup।

  3. How में चैनल चुनें:

    चैनल स्टेप क्या करता है
    Call ओनर के फ़ोन पर रिमाइंडर भेजता है। कॉल ओनर खुद करता है।
    WhatsApp WhatsApp Template भेजता है, या ओनर को याद दिलाता है।
    Email ईमेल Template भेजता है, या ओनर को याद दिलाता है।
    Task ओनर के फ़ोन पर एक टू-डू बजाता है। ग्राहक को कुछ नहीं भेजा जाता।
    Milestone फ़ेज़ को पूरा मार्क करता है। कुछ नहीं भेजता। अगला फ़ेज़ उसके तुरंत बाद शुरू होता है। Milestone बाद के फ़ेज़ का आख़िरी स्टेप ही हो सकता है।

  4. Days after previous step सेट करें। स्टेप 1 के लिए लेबल Days after start लिखता है। स्टेप अपने दिन उससे पहले वाले स्टेप से गिनता है। 0 का मतलब उसी दिन। ज़्यादा से ज़्यादा 365 रख सकते हैं। Day फ़ेज़ की शुरुआत से गिना वह दिन दिखाता है जब स्टेप पड़ता है।

  5. Time में समय का नियम चुनें। देखें स्टेप का समय चुनें।
  6. WhatsApp या ईमेल स्टेप के लिए Template चुनें। देखें स्टेप को अपने आप भेजें।
  7. Save phase पर क्लिक करें।

स्टेप हटाने के लिए बिन आइकन पर क्लिक करें, जिसका लेबल Remove step N है।

स्टेप का समय चुनें

आपको समय शायद ही कभी लिखना पड़ता है। Time में दो विकल्प हैं:

  • Smart time — समय Ohanvi चुनता है। यह डिफ़ॉल्ट है। देखें कॉल का समय कैसे चुना जाता है।
  • Set time — आप Pick a time से एक तय समय चुनते हैं। फिर वह At और समय दिखाता है, जैसे At 14:30। वह सिस्टम के चुने समय की जगह ले लेता है।

कॉल का समय कैसे चुना जाता है

Smart time में Ohanvi हर कॉल का समय खुद चुनता है। इसके लिए आपके पास कोई कंट्रोल नहीं है। समय का कारण स्टेप पर दिखता है।

  • Ohanvi पिछले 30 दिनों की उन कॉल और कैलेंडर मीटिंग से सीखता है जो Ohanvi में दर्ज हैं। Ohanvi के बाहर की गई कॉल गिनी नहीं जातीं।
  • वह हर ओनर के दिन को 15 मिनट के स्लॉट में देखता है, 09:00 से 19:00 तक, आपके अकाउंट के टाइम ज़ोन में। डिफ़ॉल्ट भारतीय मानक समय है।
  • वह उन घंटों को छोड़ देता है जब ओनर ज़्यादातर व्यस्त था, या जब कई कॉल कैंसल हुईं।
  • वह उन घंटों को पसंद करता है जब ओनर की कॉल अक्सर उठती हैं, और जब Lead आम तौर पर कॉल उठाती है। डिटेल पैनल में Best time to call दिखता है।
  • एक ओनर को एक ही स्लॉट में दो कॉल कभी नहीं मिलतीं। Hot Leads अपना स्लॉट सबसे पहले चुनती हैं।
  • अभी कोई कॉल या मीटिंग दर्ज न हो, तो Ohanvi एक सामान्य डिफ़ॉल्ट इस्तेमाल करता है।
  • WhatsApp और ईमेल स्टेप कॉल नहीं हैं। वे Lead के सबसे अच्छे घंटे पर जाते हैं, या 11:00 बजे, अगर अभी कोई सबसे अच्छा घंटा नहीं है।

समय खुद चुनने के लिए स्टेप पर Set time इस्तेमाल करें, या Lead पर Call again। देखें Leads के साथ काम करें।

स्टेप को अपने आप भेजें

WhatsApp और ईमेल स्टेप आपके बिना भी जा सकते हैं। जब तक एडमिन स्टेप पर Template न चुने, कुछ भी अपने आप नहीं जाता।

  1. स्टेप खोलें और Template चुनें। WhatsApp वाला चुनाव Pick an approved WhatsApp template लिखता है। ईमेल वाला Email template।
  2. Send automatically चालू करें। नोट बताता है कि स्टेप अपने आप जाता है और आप उसे ग्राहक पर रोक या कैंसल कर सकते हैं।
  3. Save phase पर क्लिक करें।

Send automatically बंद हो, तो आपको तैयार Template के साथ रिमाइंडर मिलता है। स्टेप तभी अपने आप जा सकता है जब उसमें Template हो।

कॉल और टास्क कभी नहीं भेजते। वे सिर्फ़ ओनर को याद दिलाते हैं।

अपने आप जाने वाले WhatsApp मैसेज हमेशा अप्रूव्ड Template से जाते हैं, कभी फ़्री टेक्स्ट से नहीं। Template दो वैल्यू इस्तेमाल कर सकता है: {{1}} Lead का पहला नाम है, और {{2}} ओनर का नाम, या ओनर न हो तो "our team"। इससे ज़्यादा माँगने वाला Template नहीं जा सकता।

सहमति के बिना WhatsApp पर कुछ नहीं जाता। जिस Lead की सहमति नहीं है, उसके लिए स्टेप ईमेल से जाता है। जिस Lead का कॉन्टैक्ट नहीं है, उसे WhatsApp पर कभी मैसेज नहीं जाता। देखें WhatsApp सहमति।

Lead के आते ही कोई मैसेज कभी नहीं भेजा जाता। हर स्टेप अपने दिन और समय पर जाता है।

स्टेप को Deal जीतना गिनें

आप Phase 1 के एक स्टेप को Deal जीतने वाला स्टेप बना सकते हैं। वह Call या Task होना चाहिए, ताकि कोई व्यक्ति उसे पक्का करे। Payment received नाम का टास्क इसका अच्छा उदाहरण है।

  1. Phase 1 का स्टेप खोलें।
  2. Counts as deal won when done पर टिक करें। उसका हिंट कहता है कि स्टेप Done होने पर Lead कन्वर्ट हो जाती है और अगला फ़ेज़ शुरू हो जाता है।
  3. Save phase पर क्लिक करें।

ओनर जब वह स्टेप Done करता है, Lead अपने आप कन्वर्ट हो जाती है। Phase 1 पूरा होता है, कॉन्टैक्ट न हो तो बन जाता है, Deal Won में चली जाती है और Phase 2 आज से शुरू होता है। Leads स्क्रीन पर उस स्टेप पर ट्रॉफ़ी दिखती है। कोई स्टेप मार्क न हो, तो आप Mark converted से हाथ से Lead कन्वर्ट करते हैं। देखें Leads के साथ काम करें।

यह विकल्प सिर्फ़ Phase 1 की कॉल या टास्क पर दिखता है। किसी और स्टेप पर Ohanvi इसे सेव नहीं करने देता।

आख़िरी फ़ेज़ को हमेशा दोहराएँ

आख़िरी फ़ेज़ खुद को दोहरा सकता है। इससे पुराने ग्राहकों से संपर्क बना रहता है।

  1. आख़िरी फ़ेज़ खोलें।
  2. Keep going with no end चालू करें। हिंट कहता है कि यह चलते रहने वाली देखभाल के लिए है, जैसे ग्राहक रहने तक हर 90 दिन में एक मैसेज।
  3. Then every में दिनों की संख्या लिखें, जैसे 90। फिर भेजने के लिए WhatsApp या Email चुनें।
  4. हर बार भेजने के लिए Template चुनें।
  5. Save phase पर क्लिक करें।

सिर्फ़ आख़िरी फ़ेज़ दोहरा सकता है, और वह भी तब नहीं जब वह माइलस्टोन पर खत्म होता हो। हर बार का समय आपके लिए चुना जाता है। यह तब तक चलता है जब तक आप ग्राहक पर इसे रोक न दें। ग्राहक के ट्रैक पर दोहराव Repeats के रूप में दिखता है, और उसके नीचे every 90 days लिखा होता है।

शुरुआती फ़ेज़

जिस अकाउंट में कोई फ़ेज़ नहीं है, उसमें टैब पहली बार खोलने पर Ohanvi ये फ़ेज़ भर देता है। आप इन्हें बदल या हटा सकते हैं।

Phase 1: Convert

स्टेप चैनल दिन
First call Call 0

Phase 2: Onboarding

स्टेप चैनल दिन
Setup start Task 0
Onboarding call Call 2
Check the setup WhatsApp 3
Ask for a review WhatsApp 4
Done Milestone 1

Phase 3: Customer follow-up

स्टेप चैनल दिन
30-day check-in Email 30
60-day tip WhatsApp 30
90-day offer Email 30
Repeat every 90 days WhatsApp दोहराव

हर दिन उससे पहले वाले स्टेप से गिना जाता है।

वीडियो वॉकथ्रू

[VIDEO]

समस्या का समाधान

समस्या कारण समाधान
Couldn't save the phase कोई फ़ील्ड ठीक करना है। मैसेज में स्टेप और फ़ील्ड का नाम होता है। मैसेज पढ़ें, फ़ील्ड ठीक करें और फिर Save phase पर क्लिक करें।
The first step of the Convert phase is always a call. Phase 1 का स्टेप 1 Call नहीं है। स्टेप 1 पर How को Call करें।
The Convert phase can have at most 6 steps. Phase 1 में 6 से ज़्यादा स्टेप हैं। फ़ालतू स्टेप हटाएँ।
A milestone can only be the last step of a phase. Milestone आख़िरी स्टेप से पहले रखा है। Milestone को फ़ेज़ के अंत में ले जाएँ।
The Convert phase ends by converting, so it cannot have a milestone. Phase 1 में माइलस्टोन है। टास्क इस्तेमाल करें, या माइलस्टोन को बाद के फ़ेज़ में ले जाएँ।
Only the last phase can repeat. पहले वाले फ़ेज़ पर Keep going with no end चालू है। फ़ेज़ को अंत में ले जाएँ, या दोहराव बंद करें।
Pick a template for step N so it can send by itself. Send automatically चालू है पर Template नहीं है। Template चुनें, या Send automatically बंद करें।
Only a call or task step of the Convert phase can mark the deal as won. Counts as deal won when done किसी और स्टेप पर चालू है। इसे बंद करें, या Phase 1 में कॉल या टास्क चुनें।
WhatsApp स्टेप से ईमेल चला गया Lead ने WhatsApp मैसेज के लिए हामी नहीं भरी है। कुछ ठीक करने की ज़रूरत नहीं। देखें WhatsApp सहमति।
स्टेप ऐसे समय पर देय है जो आपने नहीं चुना स्टेप में Smart time लगा है। Time को Set time पर कर दें।
कॉल किसी व्यस्त घंटे में पड़ी Ohanvi सिर्फ़ वही कॉल और मीटिंग देखता है जो Ohanvi में दर्ज हैं। मीटिंग Ohanvi में दर्ज करें, या Set time इस्तेमाल करें।